Экспертиза ценности документов
Определение ценности и сроков хранения – основная задача, которая стоит перед руководством организации. Услуга экспертиза ценности может проводиться в делопроизводстве и архиве – наши услуги пригодятся как в первом, так и во втором случае. Имеющийся комплекс документов затрагивает всю структуру организации – никаких исключений, чтобы потом не пришлось говорить о частично выполненной работе. Проведение работ в обязательном порядке должно отвечать всем требованиям, иначе задуманное будет сложно реализовать без недочетов.
Процедуру заказывают в таких случаях:
- необходимость отбора ценных документов на государственное хранение, а также определение их профиля;
- выяснение сроков нахождения документации в архиве;
- опись дел постоянного и временного хранения;
- заключение на номенклатуры, описи и прием;
- составление актов уничтожения документации;
- замена утраченных дел идентичными.
Проведение обязательно для многих организаций и физических лиц, хранящих личные документы.
В ходе этой работы выполняются следующие мероприятия:
- составляется акт на уничтожение тех документов, что имеют истекший срок хранения и не представляют особой ценности для предприятия;
- акт в обязательном порядке согласовывается с комиссией, по результатам заседания которой составляется протокол;
- этот документ утверждается руководителем организации, и только затем определяется порядок уничтожения бумаг.
Проводится подготовка и формирование документов, их изучение, удаление дубликатов и черновиков, проверку дел, разделение на группы в зависимости от сроков хранения, составление соответствующих заключений и заверение подписью руководителя. Заказать эти услуги можно в «Бэст Архив», в штате которой только опытные и высококвалифицированные специалисты.
Основные этапы
Экспертизу осуществляет отдельная комиссия, в состав которой входят представители заказчика (архивариусы, деловоды, сотрудники библиотеки или технического архива), а также специалисты нашей компании.
Председателем такой комиссии назначается представитель руководства фирмы или организации, организовывающий и контролирующий делопроизводство. В составе этого органа должно быть нечетное число членов,целью являесть принятие решения, принимаются простым большинством, заседания назначаются с периодичностью не реже, чем два раза в год по заранее согласованному плану.
Председателем такой комиссии назначается представитель руководства фирмы или организации, организовывающий и контролирующий делопроизводство. В составе этого органа должно быть нечетное число членов,целью являесть принятие решения, принимаются простым большинством, заседания назначаются с периодичностью не реже, чем два раза в год по заранее согласованному плану.
Создание комиссии экспертов
Проводится сверка реквизитов каждого документа с их информативным наполнением, визуально определяется физическое состояние бумаг, полученные данные вносятся в проверочный лист.
Эта процедура проводится не реже, чем один раз в 5 лет. В то же время при необходимости, когда нужно массово переместить дела в другое здание или помещение, а также в случае смены руководителя проводятся внеочередные проверки. При этом не допускается вносить в опись неучтенных источников информации или делать какие-либо исправления и пометки в бумагах.
Эта процедура проводится не реже, чем один раз в 5 лет. В то же время при необходимости, когда нужно массово переместить дела в другое здание или помещение, а также в случае смены руководителя проводятся внеочередные проверки. При этом не допускается вносить в опись неучтенных источников информации или делать какие-либо исправления и пометки в бумагах.
Проверка состояния документов по описям
Составление номенклатуры дел – организационного документа, в котором указывается перечень заголовков документов, внутренний индекс, срок хранения, количество и прочие реквизиты. В дальнейшем номенклатура дел заверяется подписью лиц, ответственных за хранение документации.
Составление номенклатуры дел
Сортировка документов в результате экспертизы. В зависимости от состояния, степени важности и сроков хранения, документы разделяют на две категории – для длительного хранения и уничтожения. По результатам работы составляется отчет, в котором приводится актуальный перечень содержимого архива.
Сортировка по итогам – уничтожение или хранение
В ходе этой работы выполняются следующие мероприятия:
- правильное оформление заголовков, отражающих основное содержание и структуру соответствующей информации;
- определение статуса переходящих или подлежащих списанию и уничтожению бумаг;
- формирование томов для хранения длительный срок или не более 3 лет с передачей их в архив учреждения.
